La conservazione degli atti notarili Gli atti che il notaio riceve vengono conservati nel suo studio fino a quando il notaio svolge la propria attività nel distretto notarile al quale è assegnato. Il distretto notarile è l'ambito territoriale entro il quale il notaio può esercitare le proprie funzioni: attualmente, i distretti sono 94 ed ognuno di essi comprende un determinato numero di sedi alle quali vengono assegnati i notai. Quando il notaio cessa definitivamente dall'esercizio ovvero si trasferisce in una sede di altro distretto notarile, gli atti, i repertori ed i registri che prima erano conservati nello studio del notaio, vengono depositati nell'Archivio notarile del distretto ove lo stesso esercitava. Negli archivi notarili sono altresì conservate le copie degli atti pubblici e delle scritture private autenticate e gli atti privati originali, trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla registrazione. Decorso un centennio dal deposito, tutti gli atti e i documenti conservati vengono versati, con cadenza decennale, negli archivi di Stato, i quali svolgono compiti generali di custodia delle fonti documentarie per fini storico-culturali. Chiunque debba richiedere la copia di un atto notarile stipulato da un notaio deceduto, cessato definitivamente dall'esercizio o trasferitosi in una sede di altro distretto notarile deve quindi recarsi presso l'Archivio notarile nel quale sono stati depositati gli atti del notaio. Il progetto ARCHINOTA ha l'obiettivo di fornire informazioni utili ad individuare l'Archivio notarile in cui ciascun notaio ha depositato gli atti successivamente al 1° gennaio 1980 e fino ad oggi. Attraverso il motore di ricerca ARCHINOTA, il cittadino che ha necessità di richiedere copia dell'atto di un notaio cessato dalle funzioni, può trovare le informazioni necessarie ad individuare l'Archivio ove tale atto è depositato. Nella banca dati sono inseriti anche i nominativi di tutti i notai in esercizio; pertanto, se l'atto di cui si vuol richiedere copia è stato ricevuto da un notaio ancora in esercizio, il motore di ricerca segnalerà che gli atti si trovano presso lo studio del notaio, del quale si potrà avere l'indirizzo attraverso un link al sito www.notariato.it. I criteri di ricerca sono stati pensati per poter soddisfare le richieste dell'utente anche nel caso in cui questi non disponga di tutti i dati utili. È possibile, infatti, effettuare la ricerca inserendo il cognome completo del notaio, se lo si conosce, ma è sufficiente inserire anche solo poche lettere del cognome e il sistema fornirà l'elenco di tutti i notai il cui cognome inizia con le lettere inserite. Se invece si ricorda soltanto il luogo della stipula si potranno utilizzare i campi di ricerca relativi alla sede o alla sola provincia. Il motore di ricerca individuerà tutti i notai che hanno esercitato o esercitano nelle sedi o nella provincia richiesta, allo scopo di facilitare la individuazione del notaio che interessa. Per circoscrivere la ricerca è inoltre possibile inserire il periodo in cui si ritiene sia stato stipulato l'atto che interessa l'utente. Per ogni notaio vengono fornite informazioni relative ai periodi di esercizio nella sede o nelle sedi ricoperte. L'informazione finale è quella relativa alla sede dell'Archivio Notarile che conserva gli atti del notaio cercato: dell'Archivio sono disponibili l'indirizzo, l'orario di apertura al pubblico, i recapiti telefonici, di fax e di posta elettronica. La copia dell'atto notarile può essere richiesta presso la sede dell'Archivio, per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica. Il rilascio della copia è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell'atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione. Il richiedente che voglia richiedere la copia per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica, deve preliminarmente contattare l'Archivio per conoscere il costo della copia.